1. Home
  2. Beginnen met TriFact365
  3. Gebruikersrollen en gebruikersrechten
  1. Home
  2. Instellingen
  3. Gebruikersrollen en gebruikersrechten

Gebruikersrollen en gebruikersrechten

Er zijn verschillende rollen en rechten toe te wijzen aan gebruikers.

Gebruikersrollen
Eigenaar
Er is altijd één eigenaar van het account. Dit is de eindverantwoordelijke voor het abonnement. De eigenaar kan via een dropdown bij de klantnaam in de blauwe balk zijn accountgegevens en factuuroverzicht zien. Daarnaast kan hij via de accountgegevens bijvoorbeeld het factuuradres aanpassen.
Beheerder
De beheerder mag alle administraties, facturen en instellingen zien. Deze gebruiker kan vrijwel alles in TriFact365 met uitzondering van overnemen van autorisatie en procuratie (daartoe moet deze gebruiker ook separaat in autorisatie- en procuratieschema’s worden opgenomen).
Gebruikersrol toewijzen

De eigenaar/een beheerder kan een andere gebruiker de beheerdersrol toewijzen.

Beheerdersrol toewijzen

Ga naar het tandrad rechtsboven in en klik op ‘Gebruikers’ en klik vervolgens op het mapje naast de betreffende gebruiker. Vink het vakje naast ‘Beheerder’ aan. 


De eigenaar kan zijn eigen rol overdragen aan een andere gebruiker.

Eigenaar veranderen

Ga naar het tandrad rechtsboven in en klik op ‘Gebruikers’ en klik vervolgens op het mapje naast de betreffende gebruiker. Selecteer ‘Eigenaar maken’.

Gebruikersrechten
Toevoegen
Bedoeld voor de gebruiker die documenten aan TriFact365 mag toevoegen via de functie "Upload" (te raadplegen via het menu, het dashboard en de mobiele app).
Autorisatie
Bedoeld voor de gebruiker die documenten mag goedkeuren via de functie "Autorisatie" (te raadplegen via het dashboard en de werkvoorraad).
Controle
Bedoeld voor de gebruiker die documenten (nadat ze zijn geautoriseerd) mag boeken via de functie "Controle" (te raadplegen via het dashboard en de werkvoorraad).
Stamgegevens
Bedoeld voor de gebruiker die al controlerechten heeft maar die ook de stamgegevens (debiteuren/crediteuren) mag bewerken of aanmaken (te raadplegen via "Controleren").
Procuratie
Bedoeld voor de gebruiker die documenten (nadat ze zijn gecontroleerd) mag goedkeuren via de functie "Procuratie" (te raadplegen via het dashboard en de werkvoorraad).
Archief
Bedoeld voor de gebruiker die alleen het procuratierecht heeft. Normaliter ziet deze gebruiker alleen de facturen in het archief die aan hem/haar zijn toegekend vanuit de controle. Door archief toe te voegen aan een gebruiker kan deze het complete archief zien binnen de administratie(s) waar deze gebruiker toegang tot heeft (dus ook van facturen die door andere collega’s worden geprocureerd). Gebruikers met één van de overige gebruikersrechten kunnen standaard het hele archief zien binnen de administraties waar ze toegang tot hebben.
Verwijderen
Bedoeld voor gebruikers die alle facturen in de werkvoorraad mogen zien en die deze mogen verwijderen. Dit is een nuttige functie voor gebruikers die niet de beheerdersrechten mogen hebben, maar wel mogen verwijderen.

Onder de instellingen kunnen meerdere functies aan of uit worden gezet. Hiermee kan een eigen werkstroom worden ingericht door de beheerder. Er kan bijvoorbeeld worden gekozen voor autorisatie voor de controle óf autorisatie (wij noemen dat procuratie) na de controle. Natuurlijk is het ook mogelijk om beide aan te zetten. Vooral bij grotere organisaties worden deze functiescheidingen veel toegepast.

Gebruikersrechten toewijzen
Gebruikersrechten toewijzen

Stap 1
Ga naar het tandrad rechtsboven in en klik op ‘Gebruikers’ en klik vervolgens op het mapje naast de betreffende gebruiker.

Stap 2
Selecteer de gewenste gebruikersrechten aan de linkerkant onder “Beschikbare rechten”. De geselecteerde rechten zullen nu blauw worden.
TIP: Wil je alle rechten in één keer selecteren? Klik op de vierkante knop rechtsboven in het grijze vak.

Stap 3
Klik op “>” om de geselecteerde rechten toe te wijzen aan de gebruiker. De toegewezen rechten staan nu aan de rechterkant.

Stap 4
Wil je bepaalde rechten weer onttrekken? Selecteer deze rechten onder “Toegewezen rechten” en klik op “<” om ze te onttrekken.

Administraties toewijzen

Het is belangrijk om minimaal één administratie toe te wijzen aan de gebruiker. Doe je dit niet, dan zal deze gebruiker niet kunnen inloggen.

Administraties toewijzen

Stap 1
Ga naar het tandrad rechtsboven in en klik op ‘Gebruikers’ en klik vervolgens op het mapje naast de betreffende gebruiker.

Stap 2
Selecteer de gewenste administraties aan de linkerkant onder “Beschikbare administraties”. De geselecteerde administraties zullen nu blauw worden.
TIP: Wil je alle administraties in één keer selecteren? Klik op de vierkante knop rechtsboven in het grijze vak.

Stap 3
Klik op “>” om de geselecteerde administraties toe te wijzen aan de gebruiker. De toegewezen administraties staan nu aan de rechterkant.

Stap 4
Wil je bepaalde administraties weer onttrekken? Selecteer deze administraties onder “Toegewezen administraties” en klik op “<” om ze te onttrekken.

Updated on 01/04/19

Was this article helpful?