1. Home
  2. Uploaden
  3. Uploaden via e-mail

Uploaden via e-mail

Via de e-mail kunnen zowel inkoop- als verkoopfacturen worden aangeleverd (PDF + UBL). Stuur deze facturen naar het unieke e-mailadres van de betreffende administratie. Deze e-mailbox kun je terugvinden in TriFact365 onder het tandrad ‘Instellingen’ bij ‘Administraties’.

Met de volgende stappen kun je leveranciers hun facturen automatisch laten doorsturen naar TriFact365.

Stap 1. Stel binnen de organisatie een e-mailadres in voor facturen die je ontvangt van leveranciers. Bijvoorbeeld crediteuren@uwbedrijfsnaam.nl. Dit e-mailadres verstrek je vervolgens aan de leverancier(s). Hiermee borg je de volledigheid van alle e-mail communicatie vanuit de leverancier.

Stap 2. Stel vervolgens het e-mailadres (crediteuren@uwbedrijfsnaam.nl) in om automatisch alle e-mail door te sturen naar de TriFact365 e-mailbox die hoort bij de administratie.

Lees vervolgens voor een correcte werking onderstaande goed door:

  1. Het maximum van de bestanden die je via één e-mail kunt aanleveren aan jouw TriFact365 administratie is 10 MB. Let op dat het boekhoudpakket nadere restricties kan stellen.
  2. Onze provider die de e-mailserver van TriFact365 verzorgt werkt met Sender Policy Framework (SPF). Dit is een protocol dat tot doel heeft spam te verminderen (zie Wikipedia). SPF stelt automatisch vast of de verzender van een mailbericht gerechtigd is om een bericht te verzenden namens de afzender van het bericht. Daarom adviseren wij om bij het doorsturen van e-mails altijd te controleren of jouw eigen e-mailadres in de doorgestuurde e-mail is opgenomen als verzender. Doe je dit niet en staat bijvoorbeeld de naam van de leverancier als verzender opgenomen dan is het mogelijk dat TriFact365 de doorgestuurde e-mails niet ontvangt omdat deze bij onze e-mailserver provider worden tegengehouden.
  3. Soms komt het voor dat TriFact365 de per e-mail verzonden PDF ontvangt als winmail.dat. De oorzaak is een onjuiste configuratie van Microsoft Outlook. In de meeste gevallen is het adressenbestand in Outlook de oorzaak. Verwijder het e-mailadres en voeg deze opnieuw toe. Zie voor oorzaak en oplossing het volgende artikel van Microsoft.
  4. De e-mail met inkoopfactuur die je doorstuurt kun je ongewijzigd laten, tenzij er sprake is van verkoopfacturen/bulkfacturen. Het onderwerp moet beginnen met één van de onderstaande woorden om TriFact365 te laten weten wat voor type bestanden in de e-mail aangeleverd worden.
    • inkoop‘ of willekeurig onderwerp: voor inkoopfacturen waarbij elke PDF wordt beschouwd als één factuur
    • verkoop‘: voor verkoopfacturen waarbij elke PDF wordt beschouwd als één factuur
    • bulkinkoop‘: deze PDF gaat naar de splitter met type inkoopfactuur
    • bulkverkoop‘: deze PDF gaat naar de splitter met type verkoopfactuur
UBL-facturen uploaden via e-mail

Het XML-bestand dient dezelfde naam te hebben als het bijgevoegde PDF-bestand.

Lees hier meer over uploaden via de portal en mobiele app:

Updated on 14/06/18

Was this article helpful?