Uploaden via e-mail

Via de e-mail kunnen zowel inkoop- als verkoopfacturen worden aangeleverd (PDF + UBL). Stuur deze facturen naar het unieke e-mailadres van de betreffende administratie. Deze e-mailbox kun je terugvinden in TriFact365 onder het tandrad ‘Instellingen’ bij ‘Administraties’.

Met de volgende stappen kun je leveranciers hun facturen automatisch laten doorsturen naar TriFact365.

Stap 1. Stel binnen de organisatie een e-mailadres in voor facturen die je ontvangt van leveranciers. Bijvoorbeeld crediteuren@uwbedrijfsnaam.nl. Dit e-mailadres verstrek je vervolgens aan de leverancier(s). Hiermee borg je de volledigheid van alle e-mail communicatie vanuit de leverancier.

Stap 2. Stel vervolgens het e-mailadres (crediteuren@uwbedrijfsnaam.nl) in om automatisch alle e-mail door te sturen naar de TriFact365 e-mailbox die hoort bij de administratie.

Lees vervolgens voor een correcte werking onderstaande goed door:

  1. Het maximum van de bestanden die je via één e-mail kunt aanleveren aan jouw TriFact365 administratie is 10 MB. Let op dat het boekhoudpakket nadere restricties kan stellen.
  2. Onze provider die de e-mailserver van TriFact365 verzorgt werkt met Sender Policy Framework (SPF). Hierdoor kan het voorkomen dat bepaalde e-mails met facturen niet verwerkt kunnen worden. Lees hier hoe je dit kunt oplossen.
  3. Om UBL-facturen te uploaden dient het XML-bestand dezelfde naam te hebben als het bijgevoegde PDF-bestand.
  4. De e-mail met inkoopfactuur die je doorstuurt kun je ongewijzigd laten, tenzij er sprake is van verkoopfacturen/bulkfacturen. Het onderwerp moet beginnen met één van de onderstaande woorden om TriFact365 te laten weten wat voor type bestanden in de e-mail aangeleverd worden.
    • inkoop‘ of willekeurig onderwerp: voor inkoopfacturen waarbij elke PDF wordt beschouwd als één factuur
    • verkoop‘: voor verkoopfacturen waarbij elke PDF wordt beschouwd als één factuur
    • bulkinkoop‘: deze PDF gaat naar de splitter met type inkoopfactuur
    • bulkverkoop‘: deze PDF gaat naar de splitter met type verkoopfactuur

Lees hier meer over uploaden via de portal en mobiele app:

Updated on 19/06/19

Was this article helpful?

Hulp nodig?
Niet gevonden wat je zocht? Stel een vraag aan een medewerker!
STEL EEN VRAAG